Bảo vệ hay bảo an sự kiện là một dịch vụ không thể thiếu trong việc đảm bảo an toàn cho các hoạt động lễ hội, hội nghị, triển lãm… Với quy mô và tính chất đa dạng của các sự kiện, đòi hỏi dịch vụ bảo vệ phải được cung cấp một cách chuyên nghiệp và bài bản. Bằng kinh nghiệm của mình, Bảo vệ S3 xin được chia sẻ quy trình cung cấp dịch vụ bảo vệ sự kiện, giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình này và tầm quan trọng của từng giai đoạn.
Trước tiên, có thể bạn sẽ cần tìm hiểu về bài viết này: Những tiêu chí để chọn công ty cung cấp dịch vụ bảo vệ sự kiện
1. Tiếp nhận thông tin:
Tìm hiểu về sự kiện: Khách hàng cung cấp cho đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ sự kiện về các thông tin liên quan đến sự kiện như: thời gian diễn ra, địa điểm, quy mô, số lượng người tham dự, các hoạt động chính, yêu cầu đặc biệt về an ninh…
Đánh giá tính chất sự kiện: Dựa vào thông tin thu thập, công ty cung cấp dịch vụ sẽ đánh giá tính chất của sự kiện để xác định mức độ rủi ro và lên kế hoạch bảo vệ phù hợp. Đồng thời, phía công ty bảo vệ có thể vấn sơ bộ cho khách hàng về quy trình cung cấp dịch vụ, đơn giá, quy trình tạm ứng, thanh toán chi phí,…
2. Khảo sát và xây dựng phương án bảo vệ sự kiện:
Khảo sát hiện trường: Các chuyên gia an ninh sẽ tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện để nắm rõ địa hình, các lối vào, lối ra, khu vực trọng điểm cần bảo vệ…
Xây dựng phương án bảo vệ: Dựa trên thông tin thu thập được và phân tích các rủi ro có thể xảy ra, đơn vị sẽ xây dựng một phương án bảo vệ chi tiết, bao gồm:
- Phân công nhiệm vụ: Xác định rõ nhiệm vụ của từng nhân viên bảo vệ, bố trí lực lượng bảo vệ tại các vị trí quan trọng.
- Trang thiết bị: Lựa chọn và chuẩn bị các trang thiết bị bảo vệ phù hợp, như: bộ đàm, gậy cao su, camera, đèn pin, máy rà kim loại, loa, còi…
- Kế hoạch xử lý sự cố phát sinh: Xây dựng kế hoạch xử lý trong trường hợp xảy ra các tình huống khẩn cấp như: cháy nổ, mất trật tự, xô xát, tai nạn…
3. Báo giá và ký kết hợp đồng:
Lập báo giá: Dựa trên phương án bảo vệ đã xây dựng, công ty cung cấp dịch vụ sẽ lập báo giá chi tiết cho khách hàng, bao gồm các chi phí: nhân lực, trang thiết bị, phí dịch vụ…
Ký kết hợp đồng: Sau khi khách hàng đồng ý với báo giá và các điều khoản trong hợp đồng mẫu, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng chính thức, trong đó quy định rõ các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
4. Triển khai cung cấp dịch vụ
4.1 Chuẩn bị trước khi triển khai:
Họp bàn: Tổ chức một cuộc họp với toàn bộ đội ngũ bảo vệ để thông báo chi tiết về kế hoạch, nhiệm vụ của từng cá nhân, cũng như các quy định cần tuân thủ.
Kiểm tra trang thiết bị: Kiểm tra lại toàn bộ trang thiết bị bảo vệ, đảm bảo chúng hoạt động tốt và đầy đủ số lượng.
Phân công khu vực làm việc: Phân chia rõ ràng khu vực làm việc cho từng đội nhóm bảo vệ, đảm bảo không có khoảng trống bảo vệ.
Lập kế hoạch liên lạc: Xây dựng một hệ thống liên lạc hiệu quả giữa các đội bảo vệ, giữa đội bảo vệ và ban tổ chức sự kiện, để có thể xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh.
4.2 Triển khai lực lượng:
Đến sớm: Đội ngũ bảo vệ có mặt tại địa điểm tổ chức sự kiện trước giờ quy định từ 30 phút tới 1 giờ để thực hiện công tác chuẩn bị.
Kiểm tra an ninh: Tiến hành kiểm tra an ninh toàn bộ khu vực sự kiện, phát hiện và xử lý các yếu tố bất thường.
Tiếp nhận vị trí: Mỗi nhân viên bảo vệ đến vị trí được phân công và bắt đầu thực hiện nhiệm vụ.
4.3 Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ:
Kiểm soát người ra vào: Nhân viên bảo an kiểm tra giấy mời, vé tham dự của khách, kiểm tra các vật dụng cá nhân mang theo để đảm bảo an toàn.
Giám sát khu vực: Nhận viên bảo an thực hiện tuần tra thường xuyên tại các khu vực được phân công, quan sát các hoạt động diễn ra để phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm.
Xử lý tình huống khẩn cấp: Nhân viên bảo an luôn trong tư thế sẵn sàng ứng cứu khi có tình huống khẩn cấp xảy ra như cháy nổ, mất trật tự, tai nạn…
Hỗ trợ khách hàng: Nhân viên bảo an hỗ trợ khách hàng khi có yêu cầu, giải đáp thắc mắc, hướng dẫn khách đến các vị trí cần thiết.
Bảo vệ tài sản: Nhân viên bảo an thực hiện nhiệm vụ bảo đảm an toàn cho tài sản của khách hàng, của ban tổ chức sự kiện và các tài sản khác có liên quan.
4.4 Liên lạc và báo cáo:
Báo cáo tình hình thường xuyên: Báo cáo tình hình an ninh, các sự việc xảy ra (nếu có) cho cấp trên hoặc ban tổ chức sự kiện theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
Liên lạc với các đơn vị liên quan: Duy trì liên lạc chặt chẽ với các đơn vị liên quan như: công an, cứu hỏa, y tế… để phối hợp xử lý các tình huống phát sinh.
4.5 Kết thúc nhiệm vụ:
Kiểm tra lại: Sau khi sự kiện kết thúc, nhân viên bảo an tiến hành kiểm tra lại toàn bộ khu vực sự kiện để đảm bảo không còn bất kỳ vấn đề gì.
Thu hồi trang thiết bị: Cán bộ chỉ huy thu hồi toàn bộ trang thiết bị đã cấp phát và kiểm kê lại.
Báo cáo kết quả: Lập báo cáo chi tiết về quá trình thực hiện nhiệm vụ, các sự việc xảy ra (nếu có) và các kiến nghị để cải thiện chất lượng dịch vụ.
Các yếu tố cần lưu ý khi triển khai:
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ bảo vệ an ninh tại sự kiện, đội ngũ nhân viên bảo vệ cần lưu ý các vấn đề như:
Giao tiếp: Nhân viên bảo vệ cần giao tiếp lịch sự, rõ ràng với khách hàng và các đơn vị liên quan.
Quan sát: Luôn quan sát xung quanh để phát hiện các dấu hiệu bất thường.
Linh hoạt: Sẵn sàng ứng phó với các tình huống thay đổi.
Đoàn kết: Các nhân viên bảo vệ cần phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo an ninh cho sự kiện.
Các kỹ năng cần thiết của nhân viên bảo vệ:
Võ thuật: Có các kỹ năng võ thuật cơ bản để khống chế các tình huống nguy hiểm.
Giao tiếp: Có khả năng giao tiếp tốt, xử lý các tình huống phức tạp.
Quan sát: Có khả năng quan sát tinh tường, phát hiện các dấu hiệu bất thường.
Sức khỏe: Có sức khỏe tốt để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.
Các tình huống khẩn cấp thường gặp và cách xử lý:
Cháy nổ: Báo động cho lực lượng cứu hỏa, hướng dẫn mọi người sơ tán đến nơi an toàn.
Gây rối: Ngăn chặn và giải tán đám đông, báo cáo cho lực lượng công an.
Tai nạn: Cấp cứu ban đầu cho người bị nạn, báo cáo cho lực lượng y tế.
Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí dịch vụ bảo vệ:
Quy mô sự kiện: Số lượng khách mời, diện tích khu vực bảo vệ.
Thời gian diễn ra sự kiện: Thời gian sự kiện diễn ra càng dài thì chi phí càng cao.
Mức độ phức tạp của sự kiện: Các sự kiện có nhiều hoạt động phức tạp, yêu cầu an ninh cao hơn sẽ có chi phí cao hơn.
Yêu cầu về trang thiết bị: Các sự kiện yêu cầu trang thiết bị hiện đại, chuyên dụng sẽ có chi phí cao hơn.
Các yếu tố khác:
Địa điểm tổ chức sự kiện: Các sự kiện tổ chức tại các địa điểm khó khăn, xa xôi sẽ có chi phí cao hơn.
Thời điểm tổ chức sự kiện: Các sự kiện tổ chức vào các dịp lễ, tết sẽ có chi phí cao hơn.
Cụ thể hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo thêm ở bài viết này: Những yếu tố ảnh hưởng đến chi phí bảo vệ sự kiện
Lời kết
Quy trình cung cấp dịch vụ bảo vệ sự kiện là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa đơn vị cung cấp dịch vụ và khách hàng. Việc xây dựng một phương án bảo vệ chi tiết, khoa học và linh hoạt là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của dịch vụ. Nắm rõ và tuân thủ chặt chẽ quy trình này, các đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ có thể đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các sự kiện, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
