Ngày nay, ngành tổ chức sự kiện đang ngày càng phát triển mạnh mẽ và thu hút rất nhiều bạn trẻ muốn theo đuổi nghề này. Một câu hỏi lớn mà các bạn luôn đặt ra là: “Chạy sự kiện là làm những việc gì?”. Để giúp các bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về công việc này, trong bài viết này, Bảo vệ S3 sẽ giải đáp chi tiết về công việc của một người làm tổ chức sự kiện và những kỹ năng cần thiết để thành công trong lĩnh vực này.
1. Chạy sự kiện là làm những công việc gì?
Chạy sự kiện không chỉ đơn giản là việc tổ chức một buổi tiệc hay hội nghị, mà còn bao gồm một chuỗi các công việc từ việc lên kế hoạch, chuẩn bị, cho đến việc điều hành sự kiện và xử lý mọi tình huống phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Cụ thể, công việc của người làm sự kiện bao gồm những bước sau:
1.1. Lên kế hoạch chi tiết cho sự kiện
Một trong những công việc quan trọng nhất khi chạy sự kiện là lập kế hoạch. Bạn cần phải xác định rõ mục tiêu của sự kiện, đối tượng khách mời, thời gian và địa điểm tổ chức, ngân sách và các yếu tố khác như chương trình sự kiện, các hoạt động phụ trợ, thiết bị cần thiết.
1.2. Tìm kiếm và thương thảo với nhà cung cấp
Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, bạn sẽ cần phải làm việc với nhiều nhà cung cấp dịch vụ, từ âm thanh, ánh sáng, trang trí, cho đến dịch vụ ăn uống, bảo vệ và vận chuyển. Bạn sẽ là người thương thảo hợp đồng, đảm bảo mọi thứ đúng hẹn và đạt chất lượng.
1.3. Xây dựng chương trình sự kiện
Chạy sự kiện không thể thiếu phần lên chương trình chi tiết. Bạn cần phải lên kế hoạch cho các hoạt động, trình tự sự kiện, thời gian cụ thể cho từng phần của chương trình (ví dụ như phát biểu, trao giải, trình diễn nghệ thuật…). Đồng thời, việc phối hợp với các diễn giả, khách mời và các nghệ sĩ là điều không thể thiếu.
1.4. Marketing và quảng bá sự kiện
Để sự kiện thu hút được sự quan tâm của nhiều người, bạn cần xây dựng chiến lược truyền thông. Việc quảng bá qua các kênh truyền thông xã hội, email marketing, hoặc tổ chức các chương trình khuyến mãi là một phần không thể thiếu trong công việc của người tổ chức sự kiện.
1.5. Quản lý khách mời và đăng ký tham dự
Quản lý khách mời là một phần quan trọng trong việc tổ chức sự kiện. Bạn sẽ cần phải chuẩn bị danh sách khách mời, gửi thư mời, và đảm bảo quá trình đăng ký tham gia diễn ra suôn sẻ. Điều này cũng bao gồm việc kiểm tra sự có mặt của khách mời, cung cấp thông tin chi tiết về chương trình sự kiện.
1.6. Giám sát và điều hành sự kiện
Trong suốt sự kiện, bạn sẽ cần phải giám sát mọi hoạt động, đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch. Bạn sẽ là người xử lý các tình huống phát sinh như sự cố về kỹ thuật, yêu cầu đặc biệt từ khách mời hoặc các vấn đề ngoài ý muốn khác.
1.7. Hoàn tất và đánh giá sự kiện
Sau khi sự kiện kết thúc, công việc của bạn chưa hẳn đã xong. Bạn cần đánh giá hiệu quả của sự kiện, thu thập phản hồi từ khách mời và các đối tác để rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo. Ngoài ra, việc gửi thư cảm ơn và làm báo cáo tài chính cũng là một phần công việc không thể thiếu.
Ngoài ra, bạn cũng có thể xem thêm bài viết này: Tổ chức sự kiện làm những việc gì? Tìm hiểu quy trình chi tiết từ A đến Z để biết được rằng những công việc cần làm trong quá trình tổ chức sự kiện.
2. Những kỹ năng cần có khi chạy sự kiện
Để làm tốt công việc tổ chức sự kiện, bạn không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn cần sở hữu những kỹ năng quan trọng như:
- Kỹ năng giao tiếp tốt: Bạn sẽ cần giao tiếp với rất nhiều người, từ nhà cung cấp, khách mời đến các đối tác và đội ngũ nhân viên. Kỹ năng giao tiếp giúp bạn truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả.
- Kỹ năng quản lý thời gian và dự án: Chạy sự kiện đòi hỏi khả năng quản lý nhiều công việc cùng lúc. Bạn cần biết cách phân bổ thời gian hợp lý để mọi việc diễn ra đúng tiến độ.
- Khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng: Mọi sự kiện đều có thể gặp phải những tình huống ngoài ý muốn. Bạn cần phải có khả năng ứng phó linh hoạt và xử lý mọi vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Tính sáng tạo và chú ý đến chi tiết: Mỗi sự kiện đều cần có một ý tưởng riêng biệt, và người tổ chức sự kiện cần phải sáng tạo để tạo ra những trải nghiệm đáng nhớ cho người tham gia.
3. Tại sao “chạy sự kiện” lại là một nghề hấp dẫn?
Chạy sự kiện không chỉ là công việc thú vị mà còn mang lại nhiều cơ hội nghề nghiệp. Những người làm công việc này có thể làm việc trong các công ty tổ chức sự kiện, các tổ chức, doanh nghiệp lớn, hoặc thậm chí là tự mở công ty riêng. Ngành này cũng có tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong các lĩnh vực như hội nghị, hội thảo, lễ hội, tiệc cưới và các sự kiện giải trí.
Nếu như đang dành nhiều sự quan tâm tới ngành nghề này, có một thông tin vô cùng thú vị mà bạn cũng nên tâm tới, đó là: Tại sao tổ chức sự kiện không uống nước mía?
Kết luận
“Chạy sự kiện là làm những việc gì?” – Như đã chia sẻ, công việc này bao gồm rất nhiều bước và nhiệm vụ quan trọng từ khi lên kế hoạch cho đến khi kết thúc sự kiện. Nếu bạn yêu thích công việc năng động, sáng tạo và có khả năng tổ chức tốt, tổ chức sự kiện chắc chắn là một lựa chọn nghề nghiệp thú vị dành cho bạn.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc tổ chức sự kiện và trả lời được câu hỏi “Chạy sự kiện là làm những việc gì?” mà bạn đang băn khoăn. Nếu bạn muốn theo đuổi nghề này, hãy bắt đầu chuẩn bị cho mình những kỹ năng và kiến thức cần thiết để thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện!
